Chystáte sa na organizáciu firemného dňa? Plánujete si všetko pripraviť sami alebo spolupracujete s eventovou agentúrou, či iným dodávateľmi? Máme pre Vás 10 tipov ako zvládnuť tieto prípravy, na nič nezabudnúť a mať všetko premyslené do posledného detailu 😉
Pri organizácii takmer akéhokoľvek programu je príprava absolútne kľúčová. Darmo si spomeniete, že treba vlastne zabezpečiť aj jedlo a pitie pre personál a účinkujúcich, ktorých je na podujatí niekoľko desiatok, pokiaľ máte do začiatku akcie pár minút. Hasiť všetko na poslednú chvíľu žiadnemu organizátorovi na pohode nepridá a preto sme spísali týchto desať podľa nás najdôležitejších bodov, ktoré je potrebné dlho pred podujatím dôkladne premyslieť a mať vyriešené pred samotným podujatím.
1. Výber miesta
Vždy prispôsobte výber konkrétneho miesta podľa špecifík Vášho podujatia. Budete mať na podujatí veľa ľudí a napríklad veľa pohybových aktivít? Vhodnejší tak bude skôr exteriérový priestor s dostatočnou plochou na voľný pohyb. Naopak pri oficiálnych akciách zvážte výber tak, aby bol dostatočne reprezentatívny. Polovica návštevníkov bude zo západu a polovica z východu? Nehľadajte miesto pri Bratislave, lebo vám to východniari po príchode riadne osolia, alebo ešte horšie – rovno neprídu. Nevyhnutná je obhliadka priestoru pár mesiacov, pokojne aj rok pred konaním akcie. Stretnutie s prenajímateľom, na ktorom si treba vyjasniť všetky potrebné veci, lebo nikdy neviete čo sa počas akcie môže prihodiť. A nerátajte s tým, že sa nič neprihodí. Čím menej podobných akcií sa tam koná, tým menej to budú mať vychytané a o to viac vás počas akcie môže rozbolieť hlava 🤯
2. Logistika
Máte predbežnú alebo aj konečnú predstavu o výbere miesta? Super. Teraz ho bude treba zvážiť aj z ďalších uhlov. Budú mať kde všetci zaparkovať? Ako bude prebiehať akreditácia? . Máte pripravený zoznam hostí? Na smetné nádoby ste hodili očkom? Separovaný odpad (nielen ho vyzbierať, ale ho aj odviezť) by už mal byť v dnešných časoch samozrejmosťou. A čo toalety?! Pozreli ste si na obhliadke ako vyzerajú a či ich bude dostatok? Bude sa niekto starať o ich čistotu počas akcie? A ako je riešený odchod účastníkov? Dostanú sa po podujatí bez problémov domov? Prípadne ak majú dlhú cestu, asi by sa im hodil nejaký balíček na cestu… Ak bude akcia prebiehať na viacerých miestach nezabudnite na všetky presuny. A elektrina? To je kapitola sama o sebe 😅
3. Program pre všetkých
Prí príprave je nevyhnutné myslieť na úplne všetkých, ktorí prídu. Iné aktivity sú vhodné pre starších, muži sa viac zabávajú pri iných činnostiach ako ženy a samozrejme deti sú na tom opäť úplne inak ☺️ Rovnako záleží či sú účastníci pasívnejšie typy alebo naopak hľadajú viac aktívnych možností. Program treba zložiť rovnomerne, tak aby si v ňom každý našiel to svoje. Lebo nebudú spokojní a to určite nechcete.
4. Športové turnaje
Športové aktivity sú vhodnou voľbou na všetky veľké firemné udalosti. Ideálne je mať v ponuke viac možností, aby si prítomní hostia mohli vybrať. Ale zas to neprehnať, aby ste všetko stíhali a mali aj čas na oddych a pokec s rodinou či kolegami. V prípade súťaživejšieho kolektívu odporúčame zorganizovať napríklad turnaje v jednotlivých športových odvetviach. A malej odmene na záver sa rozhodne nikto hnevať nebude 🏆
5. Detský program
Deti sú neodmysliteľnou súčasťou akéhokoľvek firemného rodinného dňa Pri výbere aktivít pre deti treba byť obzvlášť obozretní, keďže nespokojné deťúrence rozhodne nepridajú na nálade ani dospelým. Taktiež nezabudnúť na to, že iný program je vhodný pre tých najmenších a iný pre školákov. Nafukovacie atrakcie a športová olympiáda sú len špičkou ľadovca. Náš tip – osobne preferujeme čo najviac edukatívnych aktivít, aby sa detičky pri hraní aj niečomu priučili 💁♀️
6. Ťahák podujatia
Povedzme si úprimne – na každom Family Day by mal mať slušný ťahák, ktorý priláka čo najviac Vašich zamestnancov. Je dosť ľudí, ktorých práve zaujímavá kapela, známy moderátor či iné atraktívne lákadlo “ktoré práve letí” presvedčia, aby sa zúčastnili. A v neposlednom rade to výrazne zvyšuje kvalitu zážitku Vašich hostí a Váš event si tak oveľa jasnejšie zapamätajú.
7. Sprievodný program
“Nebolo to nič moc. Bolo tam síce nejaké občerstvenie, ale aktivít bolo málinko a celkovo sme sa dosť nudili.” Takúto vetu žiadny organizátor nechce počuť. Preto je dôležité myslieť na pestrý sprievodný program. Výberom zábavného fotokútiku, facepaintingom pre deti či menšími sprievodnými súťažami a aktivitami nemáte čo pokaziť. Odporúčame osloviť lokálnych dodávateľov. Niesú takí drahí, nemusia cestovať zďaleka a dokážu ideálne obohatiť podujatie. Spolupracujete v rámci firmy s dodávateľmi, ktorí môžu prispieť napríklad samplingom svojich produktov? Neváhajte a oslovte ich!
8. Občerstvenie a pitný režim
Hlad a smäd vedia pokaziť aj dokonale pripravenú akciu. Myslite na chutné i sýte občerstvenie a pitný režim najmä v teplých mesiacoch. Jednou bagetou a minerálkou na celý deň to ani náhodou nevyriešite. Pri vyššom počte hostí je logistika výdaja jedla samostatnou kapitolou. Nezabúdajme, že medzi nami je tiež dosť celiatikov, vegetariánov či vegánov. Netreba sa rôznorodosti báť, existuje dostatok možností, ktoré budu zaručene chutiť všetkým bez rozdielu. Chcete sa vyhnúť hodinovým radám? Jednotlivé výdajne treba odseparovať a rozdeliť na viacero miest. Samostaný výdaj nápojov, oddelený platený a neplatený bufet, alebo samostatný detský výdaj jedál potešia a účinne eliminujú rady. A hlavne nezabudnite každé miesto čo najlepšie označiť 🤓
9. Bezpečnosť
Ak sa stretne veľa ľudí na jednom mieste a nebodaj na slniečku padne nejaké to pivo či pohár vína, tak sa môže stať že SBS bude viac ako vítaná. To isté sa týka zdravotníkov, ktorí nemôžu chýbať na žiadnej akcii. Nepodceňte to. Základným osvedčeným pravidlom je mať radšej o pár ľudí na bezpečnosť a ochranu zdravia viac ako by tam čo i len jeden v danom momente chýbal. Že sa to zvládne aj bez nich? Pri akciách nad 100 osôb sú obe zložky povinnou súčasťou podujatia a ak si Vy alebo klient myslíte, že to dáte aj bez nich, tak ani nad tým nerozmýšlajte 👊
10. Počasie
Pekné počasie je skvelý predpoklad na úspešný priebeh, ale dážď či vietor Vás nikdy nesmie zaskočiť. “Mokrý variant” by mal rátať aj s takýmito možnosťami. Využiť sa dajú uzatvárateľné stany či altánky, treba mať v zásobe pršiplášte alebo náhradné priestory. A jedným okom neustále sledovať predpoveď. Skúsení organizátori vedia, že existuje 24 hodinová audiotextová linka SHMÚ s operátorom, na ktorej vám poskytnú aktuálnu predpoveď počasia priamo na miesto vašej akcie. No a ak by malo prísť k ohrozeniu bezpečnosti kvôli vetru či búrke, je samozrejme lepšie akciu prerušiť 🙅🏻♂️
Zhrnutie
Asi toľko teda na úvod do eventového sveta. Také ľahké načretie do sveta organizácie firemného Family Day. Každý “evenťák” Vám potvrdí, že na 100% vecí, ktoré môžu nastať sa pripraviť nedá. Aj napriek maximálnej snahe vám vždy niekto alebo niečo vypáli rybník 🎣 Ale hodláme tvrdiť, že na 95% sa pripraviť určite dá a s dlhoročnými skúsenosťami môžte ešte pár percent pridať 💪 Základom je však dlhá a poctivá príprava, nič nepodceniť a všetko si viacnásobne skontrolovať. No a samozrejme následná produkčná časť s rozdelením úloh celého tímu 🙌 Radi Vám poradíme či pripravíme všetko, čo budete potrebovať. Ozvite sa nám! 😎
