Väčšina našich “blogových” článkov má podobné začiatky. Ich prapočiatok má veľakrát svoj pôvod v dopytoch od našich klientov. Každý rok bývajú zväčša iné a ani tento nie je iný. Aktuálny “trend” na tento rok eventovej sezóny priniesol otázku, ktorú sme doposiaľ neriešili až tak intenzívne.. A to napriek tomu, že je to otázka nanajvýš opodstatnená. Otázka teda znie, kedy začať plánovať firemný event ⏰
Viacnásobne sme sa s ňou počas aktuálnej sezóny stretli a vôbec ale naozaj vôbec sa nechceme stavať do pozície agentúry, ktorá nenájde riešenie aj v poslednej chvíli. Práve naopak. Ale súčasne je pravdou aj to, že v poslednom čase sa až príliš často stretávame so situáciami kedy prichádzajú dopyty na “hromadné akcie s ubytovaním” (čím myslíme 30 až 150 účastníkov) príliš neskoro.
Za tých “pár” rokov nášho pôsobenia na trhu disponujeme pomerne slušnou znalosťou hotelov a vhodných zariadení pre pár desiatok až stoviek účastníkov. Poznáme hotely, ktoré sú pre ubytovanie a zabavenie firemných hostí vhodné, a to nielen kapacitou, ale najmä kvalitnými možnosťami strávenia voľného času a svojimi outdoorovými areálmi. Kopec skúseností máme od komplexných kolektívno-budovateľských aktivít až po čisto neformálne zábavu-chtivé firemné stretnutia, na ktoré sa primárne špecializujeme.
Práve preto sme (aj) pre našich potenciálnych klientov spísali dôvody a predpoklady, kedy je vhodné začať s prvotnou organizáciou. Alfa a omega každej dobrej firemnej akcie je totiž zabezpečenie vhodného zázemia pre jej účastníkov. A to môže byť v prípade, že ho začnete riešiť neskoro naozaj problémom. Ale začnime pekne od začiatku.
Kedy je teda podľa našich skúseností najvhodnejšie začať riešiť ubytovanie, aby to bolo v dostatočnom predstihu? Určite sa to dá spraviť aj na poslednú chvíľu. Vždy sa nájde nejaká možnosť.. Ale nikdy neprehlúpite, keď si priestory nezáväzne alebo s pomerne nízkou zálohovou platbou zabookujete vopred. V úplne ideálnom prípade (keď riešite akciu naozaj veľkého formátu) vopred aj 12 mesiacov, ale minimálne (pre 30 až max. 100 hostí) aspoň 6 mesiacov dopredu. Dúfame, že ste teraz neodpadli 😅
Chápeme, že pre niekoho ťažko predstaviteľné – predsa len tých týždňov v roku je iba 52, ale podotýkame že pre výber naozaj najvhodnejšieho hotelového zariadenia je práve takáto časová rezerva adekvátna a pre nás ako agentúru dostatočne relevantná.
Čo získate keď si akciu “zabookujete” dostatočne vopred?
- presný termín akcie na ktorú si každý z vami pozvaných účastníkov nič ďalšie nenaplánuje a vopred si prispôsobí čas
- budete mať na výber najvhodnejšie a najlepšie ubytovacie zariadenia, ktoré sú vo vami preferovanom regióne aj termíne
- dostatočný čas na podrobnú prípravu detailného teambuildingového programu na ktorý budú všetci ešte dlho spomínať
- nebudete musieť robiť žiadne termínové, kvalitatívne či personálne kompromisy
- ušetríte na inflácii, ktorá momentálne mení ceny niekedy zo dňa na deň
- získate možnosť dealovania lepšej ceny
A čo sa môže stať pri príprave eventu či teambuildingu naozaj na poslednú chviľu? Je viac než možné, že pri organizácii eventovej akcie sa v takom prípade budete musieť potýkať s nižším štandardom ubytovania. S nedostatočnými možnosťami kvalitného voľnočasového vyžitia, dlhšími presunmi na lokalitu, prípadne s menším výberom aktivít. Budete sa žiaľ musieť pripraviť aj na rôzne ústupky a prispôsobovanie sa situácii, prípadne aj na nižšiu účasť. V konečnom dôsledku aj s nedostatkom času na príjemné strávenie voľného času pre váš kolektív.
Našou prioritou je vždy maximálna spokojnosť klientov. Preto sa vám a vašim hosťom snažíme zniesť aj modré z neba. Ale sme zároveň vždy radi, keď vám vieme naozaj ponúknuť “creme de la creme” a nevariť na poslednú chvíľu z 💧Snažíme sa preto čo najlepšie poradiť a pomôcť – aj týmto článkom.
Odporúčame nenechávať si organizáciu firemnej akcie na poslednú chvíľu a pripraviť sa tak o to najlepšie čo vybraný región a lokálne možnosti ponúkajú. Oveľa lepšou alternatívou je predsa budovať váš tím precízne, s časovou rezervou a s najlepšími dostupnými možnosťami. Kvôli tomu sme tu aj my a keď nám zveríte váš event, zabezpečíme pre vás aj nemožné 💪